5 วิธีจัดลำดับความสำคัญของงาน ที่คนเป็นผู้จัดการไม่รู้ไม่ได้

ในแต่ละวันผู้จัดการจะมีภารกิจมากมาย ถ้าไม่สามารถบริหารจัดการ
หรือจัดลำดับความสำคัญของงานได้ดีและรัดกุม ก็มีโอกาสจะเป็นวันที่น่าปวดหัวมากๆ
เพราะไหนจะต้องรับผิดชอบงานกลยุทธ์ การวางแผนระยะยาว
ต้องรับผิดชอบงานภายในและลุยงานภายนอกองค์กร

ถ้าคนที่เป็นผู้จัดการไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้ก็คงจะส่งผลกระทบต่อ

  • ความรวดเร็วในการทำงาน
  • ทำให้เกิดคอขวด
  • การตัดสินใจล่าช้า
  • งานสะดุด
  • งานไม่คืบหน้า
  • ลูกค้าไม่พอใจ
  • ประสิทธิภาพองค์กรตกต่ำ
  • ผลงานตกเป้า
  • บริษัทไม่เจริญก้าวหน้า

ดังนั้นการจัดลำดับความสำคัญของงานสำหรับคนที่เป็นผู้จัดการจึงเป็นเรื่องที่มีความสำคัญ
เพราะถ้ามีความเข้าใจเรื่องนี้แล้ว ก็จะทำให้

  • ผลงานมีมากยิ่งขึ้น
  • ประสิทธิภาพในการทำงานสูงขึ้น
  • กระบวนการทำงานภายในรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
  • ความพึงพอใจลูกค้าก็จะสูงขึ้น
  • ยอดขายทะลุเป้าหมาย
  • การเติบโตของบริษัทก็สูงลิ่ว

บทความนี้จึงได้นำ 5 วิธีจัดลำดับความสำคัญของงาน ที่คนเป็นผู้จัดการไม่รู้ไม่ได้
มาแบ่งปันเพื่อเป็นแนวทางสำหรับคนที่เป็นผู้จัดการ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในแต่ละวันได้ดียิ่งขึ้น

1. เริ่มต้นด้วยการจัดทำรายการงานที่ต้องทำ

ทุกวันก่อนเริ่มทำงาน สิ่งแรกที่ผู้จัดการจะต้องทำคือเขียนรายการงานที่ต้องทำ
หรืองานที่ค้างอยู่ออกมาให้ครบถ้วน ตรงนี้หลายคนอาจจะทำไว้ตั้งแต่ตอนกลางคืนหรือช่วงเย็นก็ทำได้เช่นกัน
หลักการตรงนี้สำคัญมาก เพราะว่าผู้จัดการหลายคนมักจะเริ่มต้นทำงาน
ด้วยการเปิดคอมพิวเตอร์แล้วก็เช็คอีเมล ซึ่งเป็นการเริ่มต้นการทำงานที่อันตรายมาก
เพราะเมื่อคุณเปิดคอมพิวเตอร์และเข้าไปในโลกออนไลน์แล้ว
กว่าคุณจะเงยหน้าขึ้นมาอีกทีนึงก็อาจจะล่วงเลยไปหลายชั่วโมงแล้วก็ได้

ดังนั้น กระดุมเม็ดแรกที่สำคัญที่สุดคือ ตั้งสติ
แล้วจดบันทึกออกมาว่าวันนี้มีภารกิจอะไรที่ต้องทำให้สำเร็จบ้าง

2. ระบุงานตามความสำคัญและความเร่งด่วน

เมื่อได้จดรายการงานทั้งหมดแล้ว อย่าเพิ่งลงมือทำงานทันที
โดยการไล่ทำงานทีละข้อตาม Check List เด็ดขาด เพราะวิธีนี้ไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ
และโอกาสจะทำงานสำเร็จทั้งหมดก็น้อย แต่ควรเริ่มจากการมองภาพรวมงานทั้งหมดก่อน
ว่างานไหนสำคัญ งานไหนด่วน หรืองานไหนทั้งด่วนและสำคัญซึ่งเราต้องมุ่งโฟกัสเลยในวันนี้

3. จัดลำดับความสำคัญของงาน

เมื่อแยกแยะได้แล้วว่างานไหนสำคัญ งานไหนเร่งด่วน
ก็พิจารณาต่อเลยว่ามีงานอะไรที่เราควรทำเอง (Do)
และมีงานไหนที่เราควรมอบหมายให้ทีมช่วย (Delegate)
หรือมีงานไหนที่ไม่จำเป็นต้องทำวันนี้ก็เลื่อนออกไปก่อน (Delay)

4. กำหนดระยะเวลาที่ต้องใช้ในแต่ละงาน

เรื่องนี้คล้าย ๆ ตอนเราวางแผนทำข้อสอบสมัยเรียนหนังสือ (บางคนอาจจะไม่เคยวาง)
คือต้องกะเวลาการทำข้อสอบข้อละกี่นาที เพื่อให้ทำทันครบภายในเวลาที่กำหนด
ในการทำงานแต่ละอย่างก็เช่นกัน ผู้จัดการควรวางแผนและกำหนดเวลาให้ชัดเจน
ไม่เช่นนั้นจะทำแต่ละงานไปเรื่อย เสร็จเมื่อไหร่ก็เมื่อนั้น ซึ่งแบบนี้ไม่ work เท่าไหร่
ผมขอยกตัวอย่างการกำหนดระยะเวลาการทำงานประจำวัน เช่น

  • งานวางแผนน่าจะต้องใช้สัก 1 ชั่วโมง
  • งานติดต่อประสานงานกับโรงงานสัก 30 นาที
  • งานที่ต้องคุยกับ Supplier 30 นาที
  • งานประชุมกับแผนกบัญชีสัก 20 นาที
  • งานที่ต้องโค้ชทีมอีก 1 ชั่วโมง
  • งานประชุมผ่าน Zoom กับลูกค้าสองราย รายละ 30 นาที

หลังจากนั้นก็นำงานแต่ละงานไปใส่ในตารางเวลาประจำวันได้เลย
แค่นี้ก็พอมองเห็นแล้วว่ากำหนดการทำงานวันนี้เราจะต้องทำอะไรบ้าง

5. บริหารจัดการสิ่งที่ขัดจังหวะให้ดี

แม้ว่าเราจะกำหนดเวลาที่ชัดเจนไว้แล้วว่าเราจะทำอะไรในช่วงเวลาไหน
แต่ในการทำงานจริงก็มีโอกาสที่จะมีงานแทรก ลูกค้าโทรมา ลูกน้องขอหารือ
และอื่นๆอีกสารพัดที่มา “ขัดจังหวะ” การทำงานตามแผน ซึ่งเราต้องบริหารจัดการ
มีเทคนิคหลายอย่างที่อยากแชร์คือ ผู้จัดการอาจจะต้องเผื่อเวลาว่างไว้ในแต่ละช่วงเวลา
เช่น กำหนดการทำงานตามแผนจาก 09:00-10:30 และจาก 10:30-11:00 ก็กำหนดเป็น Free Time
ที่ปล่อยอิสระไว้ 30 นาทีเผื่อให้ลูกน้องมาหารือหรือโทรกลับสายที่เป็น Missed Calls
ช่วงบ่ายอาจจะกำหนด Free Time ไว้สักสองช่วงก็ได้ แบบนี้เราก็จะมีเวลาโฟกัสการทำงานตามแผนมากขึ้น

เมื่อคนที่เป็นผู้จัดการได้อ่านบทความจนถึงตอนนี้แล้ว
ผมเชื่อว่าท่านก็พอจะได้ไอเดียในการจัดลำดับความสำคัญของงานประจำวันมากขึ้น
ลองนำไปใช้งานดูนะครับว่าได้ผลลัพธ์เป็นอย่างไรบ้าง

หากท่านชอบบทความนี้และคิดว่าเป็นประโยชน์ สามารถเรียนรู้วิธีคิด วิธีการ
ของคนที่เป็นผู้จัดการมืออาชีพได้เพิ่มเติมในหลักสูตร Professional Brand New Manager ที่จัดโดย DeOne Academy

หลักสูตรนี้เป็นหลักสูตรที่ดีที่สุดสำหรับ

  • ผู้ที่กำลังจะได้รับการ Promote เป็นผู้จัดการใหม่
  • ผู้ที่เป็นผู้จัดการอยู่แล้วและต้องการลับคมการบริหารให้มีความเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น
  • ผู้ที่เป็นเจ้าของกิจการและอยากพัฒนา Management Skills
  • ผู้ที่ต้องการเรียนรู้เทคนิคการบริหารคนบริหารทีมบริหารเวลาบริหารตัวเองให้ดีกว่าเดิม

ติดต่อสอบถามเพิ่มเติม
โทร : 062-284-9491, 098-424-5241, 089-515-8558

แชร์โพสต์นี้