5 วิธี มอบหมายงานให้ลูกน้องของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

ในการทำงานของผู้บริหารทุกคน การบริหารงานในความรับผิดชอบให้สำเร็จตามเป้าหมายนั้น
เป็นสิ่งที่แสดงให้เห็นถึงศักยภาพและประสิทธิภาพในการทำงาน เราคงปฏิเสธไม่ได้ว่า
ผู้บริหารไม่สามารถที่จะจัดการงานทุกอย่างได้ด้วยตัวเอง ทำให้การมอบหมายงาน
เพื่อกระจายหน้าที่และความรับผิดชอบไปยังทีมงาน เป็นการบริหารจัดการเวลาการทำงาน
ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และยังเป็นการพัฒนาความสามารถของทีมงานอีกด้วย

หากการมอบหมายงานของผู้บริหาร เป็นการมอบหมายหรือสั่งการให้ทีมงานดำเนินการเพียงอย่างเดียว
โดยไม่มองรายละเอียดปลีกย่อยอื่น ๆ ให้รอบด้าน งานที่มอบหมายอาจจะไม่บรรลุความสำเร็จ
ตามความคาดหวังได้ หลายครั้งงานอาจผิดพลาดและไม่มีประสิทธิภาพมากพอ
ทำให้ต้องมาเสียเวลาซ้ำซ้อนในการแก้ไขกันทั้งหมด

แล้วการมอบหมายงาน ที่จะทำให้ทีมงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สำเร็จตามเป้าหมายที่องค์กรวางไว้
ควรเป็นเช่นไร ดร.ชัยพัชร์ เลิศรักษ์ทวีกุล Chief Executive Officer & Founder – DeOne Academy
แสดงให้เห็นถึง 5 วิธี มอบหมายงานให้ลูกน้องอย่างมีประสิทธิภาพ มาให้พิจารณากันนะครับ

1. คิดและวางแผนล่วงหน้า

ผู้บริหารมักจะเป็นผู้ที่เห็นภาพรวมของงานทุกงานที่อยู่ในความรับผิดชอบของตนอย่างครบถ้วน
และเมื่อต้องมีการมอบหมายงาน สิ่งที่ควรทำอย่างแรกคือ พิจารณาความสำคัญ
และระยะเวลาของงานแต่ละงาน เนื่องจากงานบางงานต้องใช้เวลาในการทำ
หรือบางงานอาจเป็นงานที่ต้องทำอย่างเร่งด่วนและมีปริมาณงานมาก
อาจจะต้องมีการกระจายงานให้ทีมงานทุกคนรับผิดชอบ การวางแผนล่วงหน้า
จะช่วยในการบริหารจัดการทรัพยากรที่มีอยู่ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

อีกประการหนึ่งที่ต้องคำนึงถึงคือ การมอบหมายงานให้ตรงกับความสามารถของทีมงานแต่ละคน
หรือหลักการที่เราเคยได้ยินกันมาว่า Put the right man to the right job
ไม่ใช่ว่าพนักงานทุกคนจะสามารถทำงานแทนกันได้เสมอ ทักษะ ความเชี่ยวชาญ
และความเข้าใจในงานที่แตกต่างกันของทีมงาน มีผลกับความสำเร็จของงานที่มอบหมาย

ดังนั้น การวางแผนในการแบ่งงานให้กับทีมงานแต่ละคน ควรต้องพิจารณาทักษะ
ที่ตรงกับงานแต่ละงานด้วย เพื่อประกันความสำเร็จ และลดความเสี่ยงที่เกิดจากความผิดพลาด

2. มอบหมายงานให้ชัดเจน

โดยทั่วไป ผู้บริหารมักมอบหมายงานให้ทีมงานโดยการแจ้งด้วยวาจา
ซึ่งสามารถก่อให้เกิดความผิดพลาดทั้งจากการรับข้อมูลไม่ครบถ้วน
หรือการตีความคำพูดที่แตกต่างกันไป การมอบหมายงานที่ชัดเจน
ควรเป็นการมอบหมายงานในรูปแบบลายลักษณ์อักษร ซึ่งวิธีที่นิยมในปัจจุบันคือ
การใช้อีเมลในการแจ้งรายละเอียดให้ครบถ้วน ว่าทีมงานแต่ละคนต้องทำอะไร เพื่อป้องกันความสับสน

นอกจากนี้ ผู้บริหารควรมีการอธิบายให้ทีมงานเข้าใจในความสำคัญของงานที่ได้รับมอบหมาย
ว่าแต่ละคนสำคัญอย่างไรกับความสำเร็จของทีมงานและองค์กร เหตุใดเขาถึงเหมาะสมกับงาน
ที่ได้รับมอบหมาย รวมถึงเปิดโอกาสให้ทีมงานได้เสนอแนวคิดและแสดงศักยภาพ
เพื่อผลักดันให้มีความก้าวหน้า และยังเป้นการสร้างความผูกพันให้พนักงานกับองค์กรอีกด้วย

3. ควรมีกรอบเวลาที่ชัดเจน

ในทุกครั้งที่มีการมอบหมายงาน ควรมีการระบุกรอบเวลาที่ต้องการให้งานสำเร็จให้ชัดเจนทุกครั้ง
เพื่อให้มีทีมงานสามารถวางแผนจัดการตารางเวลาของตัวเอง เพื่อสามารถทำให้
งานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จตามกำหนดที่วางไว้ได้

อีกทั้งสิ่งที่ผู้บริหารควรทำคือ การกำหนดให้ทีมงานเห็นภาพรวมของงานทั้งหมด
เพื่อให้ทีมงานเห็นความเชื่อมโยงของงานที่เกี่ยวเนื่องกันของทีมงาน
และชี้แจงผลกระทบที่จะเกิดขึ้น หากทีมงานคนใดส่งงานล่าช้ากว่ากำหนด

4. ติดตามงานอย่างสม่ำเสมอ

เพื่อให้การมอบหมายงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ การติดตามงานทีมงานอย่างสม่ำเสมอ
เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้บริหารควรทำ ควรมีการกำหนดรายงานความคืบหน้า หรือจัดประชุมติดตามงาน
อย่างน้อยสัปดาห์ครั้ง เพื่อติดตามความคืบหน้าของเป้าหมายงานที่วางไว้อย่างใกล้ชิด
การติดตามงานนั้น เพื่อให้เรารับรู้ความคืบหน้า หรือปัญหาที่เกิดขึ้นในงานที่มอบหมายไป
เพื่อที่จะได้รีบหาทางแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างทันท่วงที และเป็นการลดความเสี่ยง
หรือความเสียหายที่เกิดขึ้นหากผู้ที่ได้รับมอบหมายมีความสามารถไม่พอ ไม่ตั้งใจ หรือไม่มีความรับผิดชอบ

การติดตามงานยังเป็นการแสดงให้ทีมงานเห็นถึงการให้การสนับสนุนอย่างเต็มที่จากผู้บริหาร
สำหรับสิ่งจำเป็นที่ต้องใช้ในการทำงานที่ได้รับมอบหมายไปให้สำเร็จ ทั้งอุปกรณ์ ข้อมูล
หรืออำนาจการสั่งการ เพื่อให้การทำงานราบรื่น อีกทั้งยังเป็นการกระตุ้นให้ทีมงานมีกำลังใจ
ในการทำงานที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จตามที่ตั้งไว้ได้อีกด้วย

5. สื่อสารกันสม่ำเสมอ

การสื่อสารระหว่างผู้บริหารและทีมงาน เป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้งานที่มอบหมาย
สำเร็จตามที่ต้องการ ไม่ได้หมายความว่าต้องรอให้ถึงเวลาประชุมเท่านั้น
เราควรต้องเปิดโอกาสให้ทีมงานสามารถติดต่อเราได้เมื่อประสบปัญหาจากการทำงาน
หรือต้องการคำแนะนำอย่างเร่งด่วน

ด้วยเทคโนโลยีการสื่อสารในปัจจุบัน การใช้โทรศัพท์มือถือและอีเมลทำให้การสื่อสารในทีม
ทำได้ง่ายขึ้น การแชร์ไฟล์งาน หรือข้อมูลระหว่างกัน เพื่อให้ทีมงานสามารถทำงานที่ได้รับมอบหมาย
ให้สำเร็จได้ อีกทั้งการสื่อสารกันอย่างสม่ำเสมอ ยังเป็นโอกาสที่ดีที่จะช่วยให้กำลังใจทีมงาน
และสร้างความผูกพันระหว่างกันอีกด้วย

เป็นอย่างไรกันบ้างครับ กับวิธีมอบหมายงานให้ลูกน้องอย่างมีประสิทธิภาพ
หวังว่าเราจะสามารถนำวิธีเหล่านี้ไปปรับใช้ในองค์กรของเรากันนะครับ

เราในบทบาทของการเป็นผู้บริหารหรือหัวหน้างาน ควรต้องให้ความสำคัญกับการมอบหมายงาน
ในการเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะสร้างให้องค์กรเติบโตไปข้างหน้า ใช้การกระจายงาน
ที่เหมาะสมกับกับทีมงาน เพื่อให้ผู้บริหารสามารถบริหารเวลาไปทำงานที่เพิ่มมูลค่าให้องค์กร
และยังเป็นการพัฒนาศักยภาพของทีมงาน ให้สามารถเติบโตก้าวหน้าไปพร้อมกับองค์กรอีกด้วย


ติดต่อสอบถามเพิ่มเติม
โทร : 062-284-9491, 098-424-5241, 089-515-8558

แชร์โพสต์นี้

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email