5 สิ่งที่คุณควรทำทุกครั้งหลังออกจากห้องประชุม

เราเคยคิดหรือไม่ว่า การที่เราใช้เวลาในการประชุมกันมากมาย
แต่กลับไม่ได้มี outcome ใด ๆ จากการประชุมให้คุ้มค่ากับเวลาที่พวกเราใช้ในการประชุมกัน
นั่นแสดงว่าเราไม่ได้ทำสิ่งที่ควรทำหลังการประชุม เพื่อให้การประชุมนั้นมีประสิทธิภาพมากที่สุด

การประชุมมีประโยชน์มากมาย ทั้งสร้างความมีส่วนร่วมในทีมงาน โดยผ่านการระดมสมอง
การสร้างความเข้าใจร่วมกัน ทั้งในเรื่องของสถานการณ์บริษัทและของเพื่อนร่วมงาน
และยังเป็นการเปิดโอกาสให้ทุกคนในที่ประชุมได้แสดงความคิดเห็นของตัวเอง
เพื่อนำแนวทางไปพัฒนา ปรับปรุง หรือแก้ปัญหาร่วมกัน

ถึงอย่างไร การประชุมจะมีประโยชน์สูงสุด ก็เมื่อเราได้นำข้อสรุป หรือแนวทางที่ได้จากการประชุมไปปฏิบัติตาม
การที่เราจะสามารถใช้ประโยชน์และให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุดจากการประชุมได้นั้น
เราควรต้องทำ  5 สิ่งต่อไปนี้ ทุกครั้งหลังจากการประชุม

1. สอบถามความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมประชุม

เพื่อเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนได้แสดงความคิดเห็นในการประชุม
ต้องการปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงในรายละเอียดที่สรุปในที่ประชุมหรือไม่

2. สรุปประเด็นหลักของการประชุม

เพื่อสรุปหัวข้อสำคัญ และการตัดสินใจต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในที่ประชุมให้เรียบร้อย
รวมถึงสิ่งที่ยังไม่ได้ข้อสรุปด้วย เพื่อที่เป็นประเด็นสำหรับการประชุมครั้งถัดไป
เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมีความเข้าใจที่ตรงกัน

3. สรุปสิ่งที่ต้องทำต่อไป (Next Step) และ Action Plan

ภายหลังการประชุมทุกครั้งควรมีการสรุปว่าสิ่งใดที่ต้องทำต่อไป และหากเป็นไปได้
วางแผนในรูปแบบ action plan ที่ชัดเจน เพื่อสรุปเป้าหมายการทำงาน 
สรุปว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบสิ่งใด กำหนดขอบเขตการทำงานและระยะเวลาการทำงานให้ชัดเจน

4. ระบุผู้รับผิดชอบและกรอบเวลาการดำเนินการให้ชัดเจน

เพื่อเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าผลสรุปที่ได้จากการประชุมจะถูกนำไปปฏิบัติ

5. จัดทำบันทึกการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษร

และส่งอีเมลให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน เพื่อเป็นการให้ผู้ประชุมทุกคนรับทราบหน้าที่ของตัวเอง
และเป็นข้อมูลในการติดตามหรือค้นหาในภายหลัง

เป็นอย่างไรบ้างกับสิ่งที่เราควรต้องทำ เพื่อได้ประสิทธิภาพสูงสุดจากการประชุม
หวังว่าทุก ๆ ท่านสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้กันนะครับ

และขอย้ำกันอีกครั้งว่าการประชุมเป็นการระดมสมองที่ดีสำหรับการทำงาน
แต่หากเราไม่ได้นำผลที่ได้จากการประชุมนั้นไปปฏิบัติ ก็นับได้ว่าเราได้เสียเวลาไปกับการประชุมโดยเปล่าประโยชน์


ติดต่อสอบถามเพิ่มเติม
โทร : 062-284-9491, 098-424-5241, 089-515-8558

แชร์โพสต์นี้

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email