7 ขั้นตอนที่คุณควรเตรียมตัวก่อนไปเจรจาต่อรอง

จากคำกล่าวที่ว่า อย่าไปเจรจาถ้ายังไม่ได้เตรียมตัวเป็นคำกล่าวที่จริงถึงจริงที่สุด
ดังนั้น นักเจรจาต่อรองมืออาชีพควรจะเรียนรู้ว่า
เราควรจะเตรียมตัวอะไรบ้างเพื่อให้เรามีความพร้อมก่อนเข้าร่วมเจรจา

ไม่ว่าจะเป็นการเจรจาภายในกับหัวหน้า เพื่อนร่วมงาน หรือแผนกอื่น ๆ
หรือจะเป็นการเจรจากับภายนอกไม่ว่าจะเป็นลูกค้าหรือซัพพลายเออร์
เราก็มีความจำเป็นอย่างยิ่งจะต้องเตรียมตัวก่อนไปเจรจาเสมอ
หากคุณพร้อมแล้วไปดูกันว่าอะไรคือ 7 ขั้นตอนที่ควรเตรียมตัวก่อนไปเจรจาต่อรอง

1. กำหนดเป้าหมาย

กระดุมเม็ดแรกเลยคุณจะต้องกำหนดเป้าหมายชัดเจนว่า การไปเจรจาต่อรองครั้งนี้
อะไรคือเป้าหมายที่คุณต้องการ ถ้าเป็นการเจรจาภายใน คุณก็ต้องชัดเจนว่า
คุณอยากจะได้อะไรจากหัวหน้า อยากจะได้อะไรจากเพื่อนร่วมงาน
ถ้าเป็นการเจรจาภายนอกคุณก็ต้องกำหนดว่าคุณอยากได้อะไรจากลูกค้าหรือจาก Supplier
เทคนิคการกำหนดที่แนะนำเลยคือกำหนดเป็น
– Maximum
– Mean
– Minimum
พูดง่าย ๆ คือ สูงสุดที่อยากได้คืออะไร ปานกลางที่อยากได้คืออะไร และต่ำสุดที่รับได้คืออะไร เรียกสั้น ๆ ว่าหลัก 3M

2. กำหนดทีม

ถ้าเราจะต้องไปเจรจานัดสำคัญขอแนะนำว่าควรจะไปสักสามคนซึ่งก็จะกลายเป็นทีมเจรจา
แล้วก็ควรจะแบ่งบทบาทหน้าที่ให้ชัดเจนด้วย นอกจากนี้ ทีมเจรจาที่ดีก็ควรจะมีสไตล์ที่แตกต่าง
เช่น ถ้าเราเป็นคนใจร้อน เราก็ควรจะหาทีมเจรจาอีกสองคนที่เป็นคนใจเย็น
และเป็นคนละเอียดไปด้วย เพื่อให้ทีมเจรจามีความแตกต่างที่กลมกล่อมและลงตัว

3. เตรียมข้อมูล

ข้อมูลที่เตรียมไปก็ควรจะเป็นข้อมูลของทางฝั่งเราและของฝั่งคู่เจรจา
เพื่อให้มองเห็นภาพรวมว่าตอนนี้สถานะของการเจรจาเราเป็นอย่างไร ของคู่เจรจาเป็นอย่างไรบ้าง
โดยเฉพาะอย่างยิ่งเราควรเตรียมข้อมูลของคู่เจรจาไว้ล่วงหน้าว่าคู่เจรจาเป็นใคร ตำแหน่งอะไร
ยิ่งถ้ารู้ว่าเขาชอบอะไรไม่ชอบอะไรสไตล์แบบไหนก่อนจะดีมาก
นอกจากนั้น ในเชิงของการเจรจาเราก็ควรจะรู้ด้วยว่า
– อะไรคือสิ่งที่คู่เจรจาคาดหวัง
– อะไรคือสิ่งที่เขากังวลใจ
– อะไรคือสิ่งที่เขาให้ความสำคัญ

4. เตรียมคำถาม

หลายคนอาจจะประหลาดใจว่าเตรียมทำไมคำถาม
แต่ผมขอบอกเลยว่าการใช้คำถามในการเจรจาต่อรองนี้สำคัญมาก
เพราะจะทำให้เรารู้เขารู้เราได้มากยิ่งขึ้น ถ้าคิดไม่ออกว่าจะถามคำถามอะไร
ให้เริ่มต้นคิดก่อนว่าเราอยากจะรู้อะไรจากผู้เจรจา แล้วค่อยเขียนเป็นคำถามออกมา
คำถามที่ดีแนะนำว่าควรจะเป็นคำถามปลายเปิดและคำถามแบบเจาะลึก

5. เตรียมข้อแลกเปลี่ยน

ด้วยเหตุผลว่า การเจรจาคือการแลกเปลี่ยน ดังนั้น ในเมื่อเรากำหนดแล้วว่า
เราอยากจะได้อะไรจากคู่เจรจาเรา ก็ต้องคิดไว้ด้วยเลยว่าแล้วอะไรคือข้อแลกเปลี่ยน
ที่เราจะเตรียมเอาไว้เพื่อมอบให้กับคู่เจรจาเป็นการตอบแทน ข้อแลกเปลี่ยนที่ดี
ควรจะเป็นข้อแลกเปลี่ยนที่ต้นทุนต่ำสำหรับเราและมีคุณค่าสูงสำหรับคู่เจรจา เช่น งานบริการของเราเป็นต้น

6. เตรียมแผนสำรอง

สถานการณ์ที่ไม่คาดฝันมักจะเกิดขึ้นเสมอในการเจรจา ดังนั้น
เราควรจะเตรียมแผนสำรองไว้ด้วย กรณีที่แผนเอไม่ได้ผลเราควรจะรีบปรับแผนไปเป็นแผนบีทันที
เช่น หากเรายื่นข้อเสนอแต่คู่เจรจาไม่สนใจ เราอาจจะต้องปรับแผนการนำเสนอใหม่
พูดง่าย ๆ คือเราต้องพร้อมยืดหยุ่นในการเจรจาเพื่อให้เกิดความคืบหน้า
และหา Solution ที่ Win-Win ทั้งเราและคู่เจรจา

7. เตรียมสัญญา

สิ่งสำคัญสิ่งสุดท้ายที่เราควรจะเตรียมไปเลยก็คือ การเตรียมสัญญา
ที่พร้อมจะเซ็นกับคู่เจรจาเพื่อไม่ให้เสียโอกาส ก็ในเมื่อเราลงทุนลงแรง
ใช้เวลาในการเจรจาจนประสบความสำเร็จแล้ว ทำไมเราจึงไม่เตรียมสัญญาไปเลยล่ะ

พอจะเห็นภาพไหมครับว่านี่คือ 7 ขั้นตอนที่เราควรจะเตรียมตัวก่อนไปเจรจาต่อรอง
นี่เป็นเพียงเนื้อหาส่วนนึงของหลักสูตร Negotiation Skills ที่คุณจะได้พบกับเทคนิค
กลยุทธ์ กรณีศึกษามากมาย พร้อมร่วมกิจกรรมการฝึกฝนการเจรจาต่อรองแบบสมจริง


ติดต่อสอบถามเพิ่มเติม
โทร : 062-284-9491, 098-424-5241, 089-515-8558

แชร์โพสต์นี้

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email