จากคำกล่าวที่ว่า อย่าไปเจรจาถ้ายังไม่ได้เตรียมตัวเป็นคำกล่าวที่จริงถึงจริงที่สุด ดังนั้น นักเจรจาต่อรองมืออาชีพควรจะเรียนรู้ว่าเราควรจะเตรียมตัวอะไรบ้างเพื่อให้เรามีความพร้อมก่อนเข้าร่วมเจรจา
ไม่ว่าจะเป็นการเจรจาภายในกับหัวหน้า เพื่อนร่วมงาน หรือแผนกอื่น ๆ หรือจะเป็นการเจรจากับภายนอกไม่ว่าจะเป็นลูกค้าหรือซัพพลายเออร์ เราก็มีความจำเป็นอย่างยิ่งจะต้องเตรียมตัวก่อนไปเจรจาเสมอ หากคุณพร้อมแล้วไปดูกัน
7 ขั้นตอนที่ต้องเตรียมพร้อมก่อนเจรจาต่อรอง
1. กำหนดเป้าหมาย
กระดุมเม็ดแรกเลยคุณจะต้องกำหนดเป้าหมายชัดเจนว่า การไปเจรจาครั้งนี้อะไรคือเป้าหมายที่คุณต้องการ ถ้าเป็นการเจรจาภายใน คุณก็ต้องชัดเจนว่าคุณอยากจะได้อะไรจากหัวหน้า อยากจะได้อะไรจากเพื่อนร่วมงาน ถ้าเป็นการเจรจาภายนอกคุณก็ต้องกำหนดว่าคุณอยากได้อะไรจากลูกค้าหรือจาก Supplier เทคนิคการกำหนดที่แนะนำเลยคือกำหนดเป็น
- Maximum
- Mean
- Minimum
พูดง่าย ๆ คือ สูงสุดที่อยากได้คืออะไร ปานกลางที่อยากได้คืออะไร และต่ำสุดที่รับได้คืออะไร เรียกสั้น ๆ ว่าหลัก 3M
2. กำหนดทีม
ถ้าเราจะต้องไปเจรจานัดสำคัญขอแนะนำว่าควรจะไปสักสามคนซึ่งก็จะกลายเป็นทีมเจรจาแล้วก็ควรจะแบ่งบทบาทหน้าที่ให้ชัดเจนด้วย นอกจากนี้ ทีมเจรจาที่ดีก็ควรจะมีสไตล์ที่แตกต่าง เช่น ถ้าเราเป็นคนใจร้อน เราก็ควรจะหาทีมเจรจาอีกสองคนที่เป็นคนใจเย็นและเป็นคนละเอียดไปด้วย เพื่อให้ทีมเจรจามีความแตกต่างที่กลมกล่อมและลงตัว
3. เตรียมข้อมูล
ข้อมูลที่เตรียมไปก็ควรจะเป็นข้อมูลของทางฝั่งเราและของฝั่งคู่เจรจาเพื่อให้มองเห็นภาพรวมว่าตอนนี้สถานะของการเจรจาเราเป็นอย่างไร ของคู่เจรจาเป็นอย่างไรบ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเราควรเตรียมข้อมูลของคู่เจรจาไว้ล่วงหน้าว่าคู่เจรจาเป็นใคร ตำแหน่งอะไร ยิ่งถ้ารู้ว่าเขาชอบอะไรไม่ชอบอะไรสไตล์แบบไหนก่อนจะดีมาก นอกจากนั้น ในเชิงของการเจรจาเราก็ควรจะรู้ด้วยว่า
- อะไรคือสิ่งที่คู่เจรจาคาดหวัง
- อะไรคือสิ่งที่เขากังวลใจ
- อะไรคือสิ่งที่เขาให้ความสำคัญ
4. เตรียมคำถาม
หลายคนอาจจะประหลาดใจว่าเตรียมทำไมคำถามแต่ผมขอบอกเลยว่าการใช้คำถามในการเจรจาสำคัญมาก เพราะจะทำให้เรารู้เขารู้เราได้มากยิ่งขึ้น ถ้าคิดไม่ออกว่าจะถามคำถามอะไรให้เริ่มต้นคิดก่อนว่าเราอยากจะรู้อะไรจากผู้เจรจา แล้วค่อยเขียนเป็นคำถามออกมา คำถามที่ดีแนะนำว่าควรจะเป็นคำถามปลายเปิดและคำถามแบบเจาะลึก
5. เตรียมข้อแลกเปลี่ยน
ด้วยเหตุผลว่า การเจรจาคือการแลกเปลี่ยน ดังนั้น ในเมื่อเรากำหนดแล้วว่าเราอยากจะได้อะไรจากคู่เจรจาเรา ก็ต้องคิดไว้ด้วยเลยว่าแล้วอะไรคือข้อแลกเปลี่ยนที่เราจะเตรียมเอาไว้เพื่อมอบให้กับคู่เจรจาเป็นการตอบแทน ข้อแลกเปลี่ยนที่ดีควรจะเป็นข้อแลกเปลี่ยนที่ต้นทุนต่ำสำหรับเราและมีคุณค่าสูงสำหรับคู่เจรจา เช่น งานบริการของเรา เป็นต้น
6. เตรียมแผนสำรอง
สถานการณ์ที่ไม่คาดฝันมักจะเกิดขึ้นเสมอในการเจรจา ดังนั้น เราควรจะเตรียมแผนสำรองไว้ด้วย กรณีที่แผนเอไม่ได้ผลเราควรจะรีบปรับแผนไปเป็นแผนบีทันที เช่น หากเรายื่นข้อเสนอแต่คู่เจรจาไม่สนใจ เราอาจจะต้องปรับแผนการนำเสนอใหม่ พูดง่าย ๆ คือเราต้องพร้อมยืดหยุ่นในการเจรจาเพื่อให้เกิดความคืบหน้า และหา Solution ที่ Win-Win ทั้งเราและคู่เจรจา
7. เตรียมสัญญา
สิ่งสำคัญสิ่งสุดท้ายที่เราควรจะเตรียมไปเลยก็คือ การเตรียมสัญญาที่พร้อมจะเซ็นกับคู่เจรจาเพื่อไม่ให้เสียโอกาส ก็ในเมื่อเราลงทุนลงแรงใช้เวลาในการเจรจาจนประสบความสำเร็จแล้ว ทำไมเราจึงไม่เตรียมสัญญาไปเลยล่ะ
พอจะเห็นภาพไหมครับว่านี่คือ 7 ขั้นตอนที่เราควรจะเตรียมตัวก่อนไปเจรจาต่อรอง นี่เป็นเพียงเนื้อหาส่วนนึงของหลักสูตร Negotiation Skills ที่คุณจะได้พบกับเทคนิค กลยุทธ์ กรณีศึกษามากมาย พร้อมร่วมกิจกรรมการฝึกฝนแบบสมจริง หากท่านชอบบทความนี้และคิดว่าเป็นประโยชน์ สามารถเรียนรู้เพิ่มเติมในหลักสูตร Negotiation Skills ที่จัดโดย DeOne Academy
ดูรายละเอียดหลักสูตรเพิ่มเติมได้ที่: Negotiation Skills
ติดต่อสอบถามเพิ่มเติม
โทร : 098-424-5241
https://www.facebook.com/DeOneAcademy
