เราเคยคิดหรือไม่ว่า การจะสร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพได้นั้นในฐานะหัวหน้างานหรือผู้จัดการเราควรต้องทำอะไร อย่างไรบ้าง
สำหรับหลายคนอาจจะคิดว่าการเป็นผู้จัดการนั้น หน้าที่คือการจัดการให้ทีมงานทำงานตามที่เราต้องการ แต่ชีวิตการทำงานที่แท้จริง การจัดการ หรือการสั่งการเพียงอย่างเดียว อาจจะทำให้เราได้งานที่สำเร็จตามที่ต้องการ แต่เราไม่สามารถสร้างให้ทีมงานของเรามีประสิทธิภาพได้
7 หน้าที่ผู้จัดการที่จะทำให้ทีมงานมีประสิทธิภาพ
1. กำหนดเป้าหมายและวางแผนงานให้ชัดเจน
การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนให้กับทีมงาน และการวางแผนงานเพื่อให้ทีมงานมีกรอบและแนวทางในการดำเนินงาน นั้นเป็นหนึ่งสิ่งที่ผู้จัดการทุกคนควรปฏิบัติ เนื่องจากการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนนั้น จะทำให้ทุกคนเห็นจุดหมายปลายทางที่สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรที่เราต้องการให้บรรลุและทีมงานเห็นเป้าหมายร่วมกัน มีการติดตามและให้คำแนะนำอยู่เสมอๆ จะทำให้ทีมงานรวมเป็นหนึ่งเดียวเพื่อที่จะทำเป้าหมายที่ตั้งไว้ให้สำเร็จ
แต่ทั้งนี้ การที่เป้าหมายจะสำเร็จได้ ผู้จัดการในฐานะที่เป็นผู้นำของทีมงานควรที่จะมีการวางแผนงานให้ชัดเจนด้วยเช่นกัน เพื่อที่สร้างแนวทางในการดำเนินงาน รวมถึงการวางแผนการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ ทั้งบุคลากร และอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับการบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ การมีแนวทางที่ชัดเจนในการทำงาน จะลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนในทีมงาน รวมถึงการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างมีประสิทธิภาพ
2. สื่อสารกับทีมงานอย่างสม่ำเสมอ
การสื่อสารเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ผู้จัดการ ในฐานะหัวหน้างานควรต้องปฏิบัติเพื่อสร้างประสิทธิภาพให้กับทีมงาน การสื่อสารอย่างสม่ำเสมอนั้นเป็นเสมือนการสื่อสารเพื่อให้พนักงานทุกคนเข้าใจในแนวทางปฏิบัติที่ควรจะเป็น รวมสถานะของทีมงานในปัจจุบัน เราควรต้องสื่อสารเพื่อให้ทีมงานทุกคนรู้ว่าเราคาดหวังอะไรจากการปฏิบัติงานของเขาอย่างชัดเจน โดยใช้รูปแบบการสื่อสารที่ตรงประเด็นทั้งกับทีมงานและรายคน
การสื่อสารที่ต่อเนื่อง ตรงประเด็น จะทำให้ทีมงานทุกคนทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ การกำหนดกรอบเวลา ความคาดหวัง มีการตรวจสอบการทำงานสม่ำเสมอ และการให้การสนับสนุนทีมงานในรูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกันนั้นจะทำให้ทีมงานมีกำลังใจในการทำงาน พร้อมที่จะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้บรรลุเป้าหมายอีกด้วย
3. รับฟังความคิดเห็นของทีมงาน
การรับฟังความคิดเห็นของทีมงานเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่เราควรต้องปฏิบัติเพื่อให้ทีมงานมีประสิทธิภาพ เราควรต้องให้โอกาสกับทีมงานในการที่จะขอความช่วยเหลือหรือนำเสนอความคิดเห็น ยอมรับฟัง และสร้างบรรยากาศในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ให้ทีมงานแต่ละคนสามารถที่จะแสดงความคิดเห็นของตนโดยไม่มีการปิดกั้น เพื่อสร้างการมีส่วนร่วม และสร้างให้เกิด engagement ขึ้นในทีมงาน
หากเรารับฟังความคิดเห็นของทีมงาน จะทำให้เราได้รับฟังแนวคิดจากมุมที่แตกต่าง ทำให้เรามีข้อมูลมากขึ้นจากผู้ปฏิบัติการ และหากเราต้องมีการตัดสินใจที่สำคัญ เราจะสามารถประเมินข้อมูลและความคิดเห็นที่ได้รับจากทีมงาน ประกอบการตัดสินใจอันจะทำให้เราสามารรถตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การรับฟังความคิดเห็นของทีมงาน เป็นการทำให้ทีมงานเห็นคุณค่าในตัวเอง เราควรเปิดโอกาสให้ทีมงานได้นำเสนอ และทำตามสิ่งที่นำเสนอ อาจจะเป็นการลองผิดลองถูก แต่ในที่สุด การเรียนรู้จากการที่ได้ทำสิ่งนั้น จะเป็นการสร้างเสริมประสบการณ์และคุณค่าให้กับทีมงาน และสามารถนำสิ่งที่ได้เรียนรู้เหล่านั้นไปปรับใช้ให้เหมาะสมกับการปฏิบัติงานของทีมต่อไปได้
4. สอนงานสร้างวัฒนธรรมการให้ Feedback
การสอนงาน (Coaching) และการให้ Feedback เป็นอีกหนึ่งหน้าที่ผู้จัดการที่ควรต้องนำไปปฏิบัติ เพื่อดึงประสิทธิภาพและพัฒนาศักยภาพของทีมงานให้สูงขึ้น สามารถปฏิบัติงาน ให้เป็นไปตามความคาดหวังและเป้าหมายที่เราได้ตั้งไว้ร่วมกัน เป็นเหมือนการส่องกระจกให้ทีมงานได้มองเห็นตัวเองในปัจจุบัน
การสอนงานนั้น มุ่งไปที่การสอนเพื่อสร้างให้เกิดการพัฒนาทีมงานสร้างเสริมทักษะที่ยังขาดไป เพื่อให้หาแนวทางในการพัฒนาตัวเอง เพื่อเสริมประสิทธิภาพในการทำงาน ในขณะที่การให้ Feedback นั้น มุ่งไปที่การประเมินพฤติกรรมที่ผ่านมาของทีมงานเพื่อสะท้อนให้ทีมงานเห็นถึงสิ่งที่ต้องต้องมีการปรับปรุงเพื่อให้ Performance ของทีมงานดีขึ้น
5. ยกย่องชื่นชม ใช้จุดแข็งของทีมงาน
เราคงไม่สามารถปฏิเสธว่า เราทุกคนนั้นต้องการการยกย่องและยอมรับจากคนอื่น และนี่เป็นอีกสิ่งที่เราในฐานะผู้จัดการควรต้องให้ความสำคัญ นั่นคือการชื่นชม ยกย่องทีมงาน เมื่อใดก็ตามที่เราชื่นชมความพยายามในการทำงานของทีมงาน รวมถึงการให้รางวัลในความพยายามนั้น ทีมงานของเราจะรู้สึกมีความสุขในการทำงาน มีกำลังใจ มองเห็นคุณค่าในตัวเองในการทำงาน และมุ่งมั่นที่จะทำงานให้เป็นไปตามที่คาดหวังไว้
นอกจากนี้การมองที่จุดแข็งของทีมงานมากกว่าจุดอ่อนก็เป็นสิ่งที่ผู้จัดการต้องเน้นย้ำกับทีม เพื่อให้ทุกคนเกิด Self-Esteem หรือมองเห็นคุณค่าในตัวเองมากขึ้น ซึ่งจะนำไปสู่ความมั่นใจและกำลังใจในการทำงานอย่างเต็มความสามารถ
6. สร้างแรงจูงใจในการทำงาน Recognition & Motivation
ทีมงานแต่ละคนมีแรงจูงใจในการทำงานที่แตกต่างกันไป ผู้จัดการที่ต้องการสร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพ จะต้องพยายามที่จะเข้าใจในความต้องการและคุณค่าในงานของทีมงานแต่ละคน เนื่องจากแรงจูงใจในการทำงานนั้น มีผลต่อ Performance ในการทำงาน อันจะส่งผลต่อการบรรลุเป้าหมายของทีมงานและองค์กร
ระดับขั้นของแรงจูงใจที่แตกต่างกันนั้น ทำให้หน้าที่ผู้จัดการอย่างเราต้องสร้างให้แรงจูงใจเหมาะสมกับทุกคน และสร้างให้ทีมงานทุกคนสามารถปฏิบัติงานได้อย่างดีที่สุด เช่น หากเราพบว่าทีมงานเรานั้นต้องการความเป็นผู้นำ คุณอาจจะจูงใจด้วยการให้คำแนะนำ หรือการฝึกอบรม บางคนอาจพร้อมที่จะทำงานที่มีความท้าทายมากขึ้น งานที่ต้องการความคิดสร้างสรรค์ ยิ่งเราสามารถที่จะจูงใจทีมงานได้มากเราจะยิ่งสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของทีมงานได้มากขึ้น
7. เชื่อใจ (Trust) และจริงใจกับทีมงาน Trustworthy and transparent
ความเชื่อใจ (Trust) และความจริงใจ เป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ในทีมงานและสร้างให้เกิดทีมงานที่มีประสิทธิภาพ เมื่อเรามีความเชื่อใจในทีมงานเราจะมีความเชื่อมั่น และรู้สึกว่าได้รับการสนับสนุนจากทีมงาน อีกทั้งความเชื่อใจระหว่างกันนั้น จะทำให้ทีมงานมีความภาคภูมิใจและมีแรงจูงในที่จะทำงานให้ประสบความสำเร็จ และเป็นการสร้างให้เกิด employee engagement เสริมสร้างความร่วมมือระหว่างทีมงาน ที่จะช่วยนำไปสู่การเติบโต และการเปลี่ยนแปลงที่มีผลต่อความสำเร็จของทีมงานและองค์กร
เราสามารถทำให้เกิดความเชื่อใจในทีมงานได้โดยการที่เราเป็น role model ให้กับทีมงาน ในการแสดงให้เห็นถึงความจริงใจ ให้ข้อมูลที่มีแต่ข้อเท็จจริงกับทีมงาน แสดงให้ทีมงานเห็นว่าเราเป็นส่วนหนึ่งของทีมงาน พร้อมที่จะให้การสนับสนุน รวมถึงรับผิดชอบในการปฏิบัติงานของทีมงาน เปิดโอกาสให้ทีมงานได้มีการแสดงศักยภาพ สร้างโอกาสให้สามารถเจริญเติบโตในสายงานที่รับผิดชอบ
เป็นอย่างไรบ้างกับหน้าที่ผู้จัดการอย่างเราต้องทำเพื่อให้ทีมงานมีประสิทธิภาพ หวังว่าทุก ๆ ท่านสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้กันนะครับ และขอย้ำกันอีกครั้งว่าผู้จัดการนั้นมีความสำคัญในการสร้างให้เกิดทีมงานที่มีประสิทธิภาพ หากท่านใดต้องการที่จะเสริมให้ทีมงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ควรนำคำแนะนำทั้ง 7 ข้อข้างต้น ไปปฏิบัติเป็นแนวทางกันนะครับ และอย่าลืมมาเพิ่มทักษะกันในหลักสูตร Professional Brand New Manager นะครับ
ดูรายละเอียดหลักสูตรเพิ่มเติมได้ที่: Professional Brand New Manager
ติดต่อสอบถามเพิ่มเติม
โทร : 098-424-5241
https://www.facebook.com/DeOneAcademy
