เราเคยคิดหรือไม่ว่า การที่เราใช้เวลาในการประชุมกันมากมาย แต่กลับไม่ได้มี outcome ใด ๆ จากการประชุมให้คุ้มค่ากับเวลาที่พวกเราใช้ในการประชุมกัน นั่นแสดงว่าเราไม่ได้ทำสิ่งที่ควรทำหลังการประชุม เพื่อให้การประชุมนั้นมีประสิทธิภาพมากที่สุด
การประชุม (Meeting) มีประโยชน์มากมาย ทั้งสร้างความมีส่วนร่วมในทีมงาน โดยผ่านการระดมสมอง การสร้างความเข้าใจร่วมกัน ทั้งในเรื่องของสถานการณ์บริษัทและของเพื่อนร่วมงาน และยังเป็นการเปิดโอกาสให้ทุกคนในที่ประชุมได้แสดงความคิดเห็นของตัวเองเพื่อนำแนวทางไปพัฒนา ปรับปรุง หรือแก้ปัญหาร่วมกัน
ถึงอย่างไร การประชุมจะมีประโยชน์สูงสุด ก็เมื่อเราได้นำข้อสรุป หรือแนวทางที่ได้จากการประชุมไปปฏิบัติตาม การที่เราจะสามารถใช้ประโยชน์และให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุดจากการประชุมได้นั้น เราควรต้องทำ 5 สิ่งต่อไปนี้ ทุกครั้งหลังจากการประชุม
5 สิ่งที่ต้องทำทุกครั้งหลังจบ Meeting
1. สอบถามความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมประชุม
เพื่อเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนได้แสดงความคิดเห็นในการประชุม ต้องการปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงในรายละเอียดที่สรุปในที่ประชุมหรือไม่
2. สรุปประเด็นหลักของการประชุม
เพื่อสรุปหัวข้อสำคัญ และการตัดสินใจต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในที่ประชุมให้เรียบร้อย รวมถึงสิ่งที่ยังไม่ได้ข้อสรุปด้วย เพื่อที่เป็นประเด็นสำหรับการประชุมครั้งถัดไป เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมีความเข้าใจที่ตรงกัน
3. สรุปสิ่งที่ต้องทำต่อไป (Next Step) และ Action Plan
ภายหลังการประชุมทุกครั้งควรมีการสรุปว่าสิ่งใดที่ต้องทำต่อไป และหากเป็นไปได้ วางแผนในรูปแบบ action plan ที่ชัดเจน เพื่อสรุปเป้าหมายการทำงาน สรุปว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบสิ่งใด กำหนดขอบเขตการทำงานและระยะเวลาการทำงานให้ชัดเจน
4. ระบุผู้รับผิดชอบและกรอบเวลาการดำเนินการให้ชัดเจน
เพื่อเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าผลสรุปที่ได้จากการประชุมจะถูกนำไปปฏิบัติ
5. จัดทำบันทึกการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษร
และส่งอีเมลให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน เพื่อเป็นการให้ผู้ประชุมทุกคนรับทราบหน้าที่ของตัวเองและเป็นข้อมูลในการติดตามหรือค้นหาในภายหลัง
เป็นอย่างไรบ้างกับสิ่งที่เราควรต้องทำ เพื่อได้ประสิทธิภาพสูงสุดจากการประชุม หวังว่าทุก ๆ ท่านสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้กันนะครับ และขอย้ำกันอีกครั้งว่าการประชุมเป็นการระดมสมองที่ดีสำหรับการทำงาน แต่หากเราไม่ได้นำผลที่ได้จากการประชุมนั้นไปปฏิบัติ ก็นับได้ว่าเราได้เสียเวลาไปกับการประชุมโดยเปล่าประโยชน์
ดูรายละเอียดหลักสูตรเพิ่มเติมได้ที่: In House
ติดต่อสอบถามเพิ่มเติม
โทร : 098-424-5241
https://www.facebook.com/DeOneAcademy
